Whistleblowing

INFORMAZIONI-PROCEDURA WHISTLEBLOWING EX D.LGS. N. 24/2023

Per ogni eventuale approfondimento si rinvia all’atto organizzativo in tema di Whistleblowing:

Link al quale è possibile accedere per utilizzare la piattaforma scelta da Ecogest per le segnalazioni interne, scritte e orali:

Si invita il segnalante a leggere quanto di seguito meglio riportato al fine di comprendere la corretta procedura da seguire per effettuare una segnalazione c.d. whistleblowing ex D.Lgs. n. 24/2023

1.     Chi può fare una segnalazione c.d. whistleblowing
I dipendenti e i lavoratori autonomi, i collaboratori, i liberi professionisti e i consulenti, i volontari e i tirocinanti, gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza di Ecogest, nonchè i lavoratori e i collaboratori delle imprese fornitrici di beni e servizi o che realizzano opere in favore della Ecogest  Spa, possono segnalare condotte illecite che ledono l’interesse e l’integrità di Ecogest s.p.a. delle quali sono venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

2.     Qual è il possibile oggetto della segnalazione
Possono essere oggetto di segnalazione:

• violazioni del modello ex d.lgs. n. 231/2001 o condotte illecite rilevanti ex D.Lgs. n. 231/2001;
• illeciti civili, amministrativi, penali e contabili;
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione;
• atti volti a occultare le violazioni sopra indicate;
• irregolarità tali da far ritenere che sia stata commessa una delle violazioni sopra indicate

Non sono, invece, ricomprese tra le informazioni sulle violazioni segnalabili o denunciabili le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sola base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (cd. voci di corridoio). In particolare, non possono essere oggetto di segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia:

3.     Qual è il contenuto delle segnalazioni
È necessario che la segnalazione sia il più possibile circostanziata al fine di consentire la delibazione dei fatti da parte dei soggetti competenti a ricevere e gestire le segnalazioni. In particolare, è necessario che siano chiaramente indicate:

È utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.
Le segnalazioni devono specificare che si vuole mantenere riservata la propria identità e beneficiare delle tutele previste nel caso di eventuali ritorsioni.
Se la segnalazione è anonima non verrà trattata in quanto avente valore di segnalazione meramente ordinaria e il segnalante non godrà di alcuna tutela ex D.Lgs. n. 24/2023 a meno che non dovesse essere successivamente identificato o identificabile.

4.     Quali sono le tutele previste e chi ne può beneficiare
I segnalanti di cui al punto 1 beneficiano delle tutele ex d.lgs. n.24/2023.
Le tutele previste in tema di Whistleblowing si applicano anche qualora la segnalazione, la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o la divulgazione pubblica di informazioni avvenga nei seguenti casi:

Le tutele previste in tema di Whistleblowing  si applicano anche:

L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati. L’identità del segnalante è coperta dal segreto nei limiti, nei tempi e nei modi di cui al D.Lgs. n. 24/2023, a seconda che si tratti di procedimenti penali, disciplinari, contabili etc.
La segnalazione è sottratta all’accesso previsto dagli articoli 22 e seguenti della legge 7 agosto 1990, n. 241, nonché dagli articoli 5 e seguenti del decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33.
A tutela del whistleblower si prevede il divieto di ritorsione definita come “qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto”
La ritorsione può essere anche solo tentata o minacciata. Tra le ipotesi di ritorsione rientrano quegli atti, comportamenti, provvedimenti e omissioni che possono provocare anche in via indiretta un danno ingiusto (occorre, però, che vi sia un nesso/stretto collegamento tra la segnalazione, la divulgazione pubblica o la denuncia e la presunta ritorsione).
Per ottenere le tutele occorre che:

Non sono sufficienti invece i meri sospetti o le “voci di corridoio”.
Non rilevano la certezza dei fatti né i motivi personali che hanno indotto il soggetto a segnalare, a denunciare o effettuare la divulgazione pubblica.

In difetto di tali condizioni le segnalazioni, divulgazioni pubbliche e denunce non rientrano nell’ambito della disciplina di whistleblowing e quindi la tutela prevista non si applica a chi
segnala, denuncia o effettua la divulgazione pubblica.
Analogamente si esclude la protezione riconosciuta ai soggetti diversi, che in ragione del ruolo assunto nell’ambito del processo di segnalazione/denuncia e/o del particolare rapporto che li lega al segnalante o denunciante, subiscono indirettamente ritorsioni.

Oltre ai segnalanti, possono comunicare ad ANAC l’eventuale ritorsione subita i facilitatori, le persone del medesimo contesto lavorativo, i colleghi di lavoro, anche soggetti giuridici nei casi in cui siano enti di proprietà del segnalante, denunciante, divulgatore pubblico o enti in cui lavora o enti che operano nel medesimo contesto lavorativo.
Le organizzazioni sindacali maggiormente rappresentative nell’amministrazione o nell’ente in cui le ritorsioni sono state poste in essere non possono darne comunicazione ad ANAC
Il segnalante fornisce ad ANAC elementi oggettivi dai quali sia possibile dedurre la consequenzialità tra segnalazione, denuncia, divulgazione pubblica effettuata e la lamentata ritorsione.
Laddove la comunicazione di ritorsione pervenga erroneamente a soggetti pubblici o privati, invece che ad ANAC, tali soggetti sono tenuti a garantire la riservatezza dell’identità della persona che l’ha inviata e a trasmettere ad ANAC la comunicazione, dando contestuale notizia di tale trasmissione al soggetto che l’ha effettuata.

Fatte salve le specifiche limitazioni di responsabilità previste dal legislatore, la protezione prevista in caso di ritorsioni non trova applicazione – in analogia alla precedente disciplina – in caso di accertamento con sentenza, anche non definitiva di primo grado nei confronti del segnalante, della responsabilità penale per i reati di calunnia o diffamazione o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia, ovvero della responsabilità civile, per aver riferito informazioni false riportate intenzionalmente con dolo o colpa.
Nei casi di accertamento delle dette responsabilità, al soggetto segnalante e denunciante è inoltre applicata una sanzione disciplinare tra quelle previste dal presente atto e/o dal proprio CCNL e/o dal proprio contratto e/o lettera di assunzione o conferimento incarico.

5.     Come inviare una segnalazione (interna) di whistleblowing
Per presentare una segnalazione interna occorre collegarsi al sito di Ecogest s.p.a. e cliccare sulla sezione “whistleblowing” dove è presente un apposito link dedicato al whistleblowing. Cliccando su tale link il segnalante accede ad una piattaforma specifica che lo guida per lo svolgimento di tutte le fasi della segnalazione, scritta e orale.
In particolare dopo aver fatto accesso alla piattaforma (seguendo un meccanismo di log in), il segnalante può prendere atto delle informazioni necessarie, dell’informativa per la privacy, accettarne le condizioni, e prestare il consenso al trattamento dei dati personali.
Il segnalante, a quel punto, può premere il pulsante a video denominato CREA per iniziare ad inserire i dati di una segnalazione.
Il segnalante deve scegliere se la segnalazione è anonima o confidenziale.
Nel caso di scelta “confidenziale” l’identità del segnalante sarà nota solo all’amministratore della piattaforma, ovvero il gestore delle segnalazioni whistleblowing.
Nel caso si scelta “anonima”, anche il responsabile unico non conoscerà l’identità del segnalante. In questo caso, però, la segnalazione non sarà trattata in quanto avente valenza di una segnalazione meramente ordinaria. Il segnalante anonimo non godrà di alcun beneficio ex D.Lgs. n. 24/2023 a meno che non dovesse essere successivamente identificato. La segnalazione anonima sarà conservata per 5 anni.
Al segnalante viene presentato un modulo on line con vari campi da compilare.
In alto a destra un pulsante consente al segnalante di effettuare una segnalazione orale. In questo caso premendo questo pulsante si avvia la registrazione di un file audio e il segnalante può iniziare a parlare premendo il pulsante di fine registrazione quando ha finito di registrare. Si precisa che il segnalante può scegliere di distorcere la propria voce al fine di evitare il proprio riconoscimento. Il file audio è conservato in automatico dalla piattaforma in modo sicuro, e può essere ascoltato solo dall’amministratore / responsabile della piattaforma ovvero il gestore delle segnalazioni whistleblowing.
Se invece il segnalante sceglie di svolgere una segnalazione scritta deve per prima cosa compilare un campo di testo breve, con l’oggetto della segnalazione. Può allegare documenti.
Successivamente deve descrivere in dettaglio la segnalazione in un campo di testo libero, e quindi può scegliere una categoria da assegnare alla segnalazione. la categoria è scelta dal segnalante, effettuando la scelta da un elenco presentato a video dalla piattaforma.
Il segnalante può inserire, se lo ritiene, in appositi campi il proprio nome e cognome e il numero di telefono.
Infine il segnalante può allegare un file di ampiezza massima 100 Mby.
Il segnalante deve confermare di aver preso visione della informativa privacy e prestare il consenso al  trattamento dei dati secondo le finalità del D.lgs 24/2023.
A questo punto il segnalante deve premere il pulsante INVIA e la piattaforma acquisisce la segnalazione restituendo un protocollo (che equivale, quindi, a un avviso di ricevimento) ed una password al segnalante. In contemporanea l’amministratore viene avvisato che sulla piattaforma è stata inserita una nuova segnalazione.
Con la password comunicata, il segnalante può rientrare nella piattaforma quando lo ritiene per:
1)     aggiungere altri testi, file multimediali, ecc ad una segnalazione già registrata.
2)    controllare periodicamente se ci sono dei messaggi che l’amministratore della piattaforma gli ha inviato (es. richieste di integrazioni documentali, comunicazione sullo stato e/o sull’esito dell’istruttoria etc.)
La piattaforma consente infatti la comunicazione tra il segnalante e l’amministratore della piattaforma attraverso l’utilizzo di una chat protetta e con messaggi criptati

6.     Invio ed esame della segnalazione di whistleblowing
La segnalazione viene esaminata dal gestore delle segnalazioni whistleblowing, che ne effettua l’istruttoria.
Nel corso dell’istruttoria il segnalante può essere contattato sulla piattaforma per ottenere ulteriori informazioni o chiarimenti.
Dell’esito dell’istruttoria viene dato riscontro al segnalante tramite piattaforma.
È onere del segnalante collegarsi alla piattaforma per verificare se ci sono aggiornamenti in tal senso e visionarne il contenuto.
Nel caso in cui risulti fondata, la segnalazione, anonimizzata per garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, viene trasmessa ai soggetti competenti ovvero, ove ne ricorrano i presupposti, all’Autorità giudiziaria.

7.     Informativa sulla protezione dei dati personali
In conformità con quanto disposto dalla normativa europea e nazionale in materia di privacy, la Ecogest Spa effettua il trattamento dei dati personali del segnalante in relazione alla gestione della segnalazione trasmessa.
Il trattamento dei dati è necessario ai fini di prevenzione della corruzione secondo l’art. 13 del D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24.
Per garantire la gestione e la tracciabilità delle attività svolte il gestore delle segnalazioni assicura che la piattaforma conserva le segnalazioni di whistleblowing e la relativa documentazione di supporto per un periodo di cinque anni dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.
I dati della segnalazione non sono diffusi all’esterno e possono essere comunicati a terzi nei soli casi previsti dal D.Lgs. n. 24/2023

8.     La segnalazione esterna ad ANAC
Il segnalante può effettuare la segnalazione esterna all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) tramite gli strumenti messi a disposizione dall’Autorità al ricorrere di una delle seguenti condizioni:

• il canale interno non è stato attivato o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge;
• è stata effettuata una segnalazione interna senza alcun seguito;
• ha fondati motivi di ritenere che a un’eventuale segnalazione interna non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
• ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Il segnalante che ritenga di essere stato destinatario di atti o comportamenti ritorsivi, anche solo tentati o minacciati, in conseguenza della presentazione di una segnalazione può farne comunicazione all’ANAC.
Tutte le segnalazioni esterne possono essere effettuate tramite l’apposito canale presente sul sito dell’ANAC

Link al quale è possibile accedere per utilizzare la piattaforma scelta da Ecogest per le segnalazioni interne, scritte e orali:

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